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          江南影視藝術學院
          財務、資產及收費信息
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          江南影視藝術職業學院會計檔案管理辦法

          發布時間:2022-04-13 點擊:[]

          第一條  為了加強學院會計檔案管理,根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》及其他相關規定,結合學院實際情況,特制定本辦法。

          第二條  學院的會計檔案由江南影視藝術職業學院財務處(以下簡稱財務處)負責管理。財務處負責會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管、查閱(移交前)、協助銷毀等項工作。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

          第三條  學院應保證會計檔案管理必要的經費和設施(包括必要的存放地點、存放設施)。財務處會計負責會計檔案的日常管理,明確會計檔案管理崗位的職責,建立健全會計檔案的內部控制制度。

          第四條  學院會計檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據,是學院檔案的重要組成部分,反映了學院財務管理、會計活動的全過程。必須遵循其自然形成的規律,保持其有機聯系,保證完整、準確、系統。

          第五條  會計檔案具體包括:

          (一)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證。

          (二)會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿及其他會計賬簿。

          (三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

          (四)其他類:年度校內預、決算,銀行存款余額調節表,銀行對賬單,會計科目和項目編碼及使用說明,會計電算化處理授權登記或使用權限備案表,工資薪金發放清冊,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。

          (五)采用微機進行會計核算的除采用磁帶、磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案,還應當保存打印出的紙質會計檔案。

          第六條  財務處要建立嚴格、合理、科學的會計憑證傳遞程序,健全各類賬簿的記錄和保管要求,統一各類財務報告的格式和編報時間,保證會計檔案的完整、及時、規范。

          第七條  會計檔案的裝訂

          (一)所有會計檔案必須裝訂成冊。

          (二)憑證、賬簿、報表由會計人員整理裝訂;其他各類需歸檔的資料由經辦人負責裝訂。

          (三)會計每月根據記賬憑證的數量定期(最長不得超過一個月)及時進行整理,裝訂成冊,防止記賬憑證散亂和遺失。要求每冊厚薄基本均勻,做到整齊美觀。作為檔案的記賬憑證應按照規定的內容填制齊全,審核人員、復核人員、出納人員應在辦理完審核、復核或收付款手續后在憑證上簽名或蓋章。

          (四)對裝訂成冊的案卷封面應逐項按規定填寫清楚,標題要簡明、確切地反映卷內材料的內容和名稱,注明所屬會計年度,起止日期。內頁按順序逐一編號,封面須用鋼筆或簽字筆書寫,禁止使用圓珠筆、鉛筆,并加蓋部門公章和財務負責人或會計主管人員的簽章。

          (五)對各類財務報告,應區分財務報告的性質按照月、季、年度保存。作為會計檔案的各類財務報告應加蓋部門公章,財務負責人或會計主管人員簽章及填報或者編制人的簽章。

          第八條  會計檔案的保管

          (一)會計檔案保管人員必須建立備查簿,用以記載案卷內材料的缺損、修復、補充、移出、損毀等需要說明的情況。同時要做好會計檔案的安全、防火、防盜、防霉、防蛀等工作,確保會計檔案的安全和完整無缺。

          (二)當年形成的會計檔案,應在會計年度終了后60日內,將會計檔案明細清冊交給財務處會計檔案管理員。

          (三)為方便會計檔案的查閱和利用,會計檔案在會計年度終了后暫由財務處保管1年。期滿后的次年6月底前由會計檔案管理員將應歸檔的會計檔案編制移交清冊一式二份,連同案卷集中向檔案處辦理移交手續,經財務處負責人簽字后,雙方各持一份。

          (四)會計檔案保管期限分為永久、定期兩類(具體分類見附件),定期保管期限為3年、5年、15年、25年四類。會計檔案的保管期限,從當年會計年度終了后的第一天算起。本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

          第九條  會計檔案的使用

          (一)會計檔案不得借出,如有特殊需要,經學院主管財務領導批準,辦理登記手續后可以復制,校外單位查閱會計檔案,須有正式介紹信。會計檔案管理員應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。查閱或者復制會計檔案的人員嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

          (二)已經立卷歸檔的會計檔案,任何人不得私自拆封或抽換。確需拆封重新整理的,報學院主管財務的領導批準后,由財務處派人監督辦理;已移交給檔案處保管的會計檔案,原則上應保持原卷宗的封裝,個別需要拆封重新整理的,檔案處應當會同財務處和經辦人員共同拆封整理。

          第十條  會計檔案的銷毀

          (一)財務處應定期對會計檔案進行清理和鑒定,對保管期滿已無保存價值的會計檔案會同檔案處提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

          (二)由財務處的負責人、分管財務和檔案工作的校領導分別在銷毀清冊上簽署意見。

          (三)銷毀會計檔案時,應當由學院負責檔案管理的部門和財務部門共同監銷。

          (四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列的內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

          第十一條  保管期滿但尚未結清的債權債務原始憑證、記賬憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證、記賬憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

          第十二條  預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用于本辦法。

          第十三條  本辦法由財務處負責解釋和修訂,自發文之日起執行。

          附件:江南影視藝術職業學院會計檔案保管期限

                        江南影視藝術職業學院會計檔案保管期限表

          序號

          檔案名稱

          保管期限

          備注

          一、會計憑證類

           1 

          原始憑證

          15

           

          2

          記賬憑證

          15

           

          3

          匯總憑證

          15

           

          二、會計賬簿類

          4

          總賬

          15

          包括日記總賬

          5

          明細賬

          15

           

          6

          現金日記賬、銀行存款日記賬

          25

           

          7

          固定資產明細賬

          (卡片)

          固定資產報廢清理后保管5

           

          8

          輔助賬簿

          15

           

          三、財務報告類

          9

          月、季度財務報告

          3年

          包括文字分析

          10

          年度財務報告(決算)

          永久

          包括文字分析

          四、其他類

          11

          會計移交清冊

          15

           

          12

          會計檔案保管清冊

          永久

           

          13

          會計檔案銷毀清冊

          永久

           

          14

          銀行余額調節表

          5

           

          15

          銀行對賬單

          5

           

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